Як скласти бізнес-лист

Коли ви відправляєте бізнес-лист, він стає послом вашого малого бізнесу. Не тільки слова в листі відправляють повідомлення, а також структуру і формат листа. При цьому важливо, щоб ваш лист був написаний таким чином, щоб читачам було висловлено гарне враження про вашу справу.

1.

Введіть або надрукуйте ділову листку на бланку компанії, якщо вона є. Створіть заголовок для ділового листа, якщо ви не використовуєте бланки. Вкажіть назву вашого малого бізнесу, а також адресу та номер телефону в заголовку.

2.

Використовуйте стандартний формат блоку, що означає відсутність поглиблення для початку абзаців, як це рекомендовано університетом Пердью. Налаштуйте налаштування, щоб створити 1-дюймові поля з усіх сторін листа з лівим вирівнюванням.

3.

Виберіть стандартний і професійний шрифт, який легко читати, наприклад, Times New Roman 12, Georgia 11 або Arial 10. Використовуйте формат з одним інтервалом і вкажіть подвійні пробіли між кожним розділом і абзацом листа.

4.

Використовуйте професійний та розмовний стиль, який відповідає потребам вашої аудиторії. Уникайте використання фірмового жаргону та скорочень, оскільки це може заплутати читача, якщо вони не знайомі з мовою.

5.

Вітайте свого читача з офіційним привітанням, наприклад, Шановний читач Avid. Зверніться до читача з формальною назвою, якщо таке існує, наприклад, Власник Доктора Бізнес. Слідкуйте за привітанням з товстою кишкою.

6.

Використовуйте ясну мову, щоб уникнути будь-якої неоднозначності. Уникайте використання займенників, коли це можливо. Проте застосовуйте відповідні займенники, коли ви їх використовуєте. Диференційовуйте свої думки з поглядами вашої компанії, використовуючи “я”, щоб послатися на вашу думку або дії і “ми”, коли йдемо про дії або думки вашої компанії.

7.

Припустимо, що ваш читач має обмежений час для читання вашого ділового листа. Тримайте ваш лист стислим і доречним. Надайте, коли це необхідно, допоміжні деталі та не тримайте свої пропозиції. Використовуйте маркери, щоб привернути увагу читача до будь-яких важливих списків інформації, які ви включили.

8.

Завершіть лист з формальним закриттям, наприклад, «З повагою» або «Щиро» і слідуйте йому комою. Помістіть чотири поодинокі рядки після закриття, оскільки тут ви підпишете своє ім'я. Введіть своє ім'я та слідуйте за ним офіційною назвою та контактною інформацією.

 

Залиште Свій Коментар