Як найкраще створити та організувати контрольний список управління проектом або шаблон контрольного списку

Керівники проектів зазвичай використовують набір процесів для координації зусиль проекту. Це гарантує, що члени команди проекту розуміють, яку роботу потрібно зробити і коли вона повинна бути завершена. Інститут управління проектами визначає п'ять груп процесу: ініціювання, планування, виконання, моніторинг і контроль і закриття. Створення та організація контрольного списку управління проектом допомагає ефективно структурувати ваш проект і гарантувати, що ви виконаєте всі рекомендовані кроки, щоб зробити проект успішним. Створіть контрольний список для кожного процесу або встановіть загальний шаблон контрольних списків для всіх процесів, залежно від розміру та обсягу вашого проекту. Для невеликих проектів єдиний контрольний перелік може бути більш доречним та легшим у зверненні.

1.

Проведіть зустріч колективу, щоб обговорити ідеї щодо елементів, які слід відстежувати та контролювати для вашого проекту. Завантажте та перевірте зразок контрольного списку. Наприклад, веб-сайт Microsoft Office надає шаблон перевірки ініціації проекту, який ваша команда може оцінити та налаштувати для вашого проекту.

2.

Відкрийте новий документ, щоб створити власний контрольний список управління проектами або набір шаблонів контрольних списків. У верхній частині введіть назву, наприклад, "Контрольний список керування проектом" та сконцентруйте його. Наприклад, за допомогою Microsoft Word натисніть кнопку "Центр" на панелі інструментів "Домашня сторінка".

3.

Створіть список жирним шрифтом. Записи списку повинні включати заголовки для назви проекту, менеджера, спонсора, клієнта, дати та інших релевантних деталей. Збережіть файл з розпізнаваним ім'ям, наприклад, заголовком контрольного списку проекту, якщо ви хочете повторно використовувати його як шаблон для інших документів.

4.

Додайте заголовок для першої фази проекту, ввівши текст «Початок». Вставте таблицю для переліку кроків, залучених до процесу. Наприклад, використовуючи Microsoft Word, натисніть кнопку Таблиця на панелі інструментів Вставити. Створіть таблицю з двома колонками. У лівій колонці перелічіть запитання, які вам і вашій команді потрібно відповісти, щоб завершити проект вчасно і в бюджеті. Введіть таке запитання, як “Чи визначені цілі проекту?” У правій колонці надайте поради про те, як відповісти на запитання, щоб керувати командою. Наприклад, введіть текст інструкції “[Замінити цей текст на цілі. Переконайтеся, що вони специфічні, вимірні, досяжні, актуальні та своєчасні. »

5.

Включайте кроки, які застосовуються до вашого проекту, наприклад, "Чи розроблено бізнес-кейс?" "Чи було оцінено ризик?" "Чи були визначені ваші бізнес-функції?" "Чи були досягнуті основні етапи проекту?" "Чи дотримані вимоги до якості?" "Чи є проект у межах бюджету?" та "Чи було отримано схвалення завершення?" Для додаткової допомоги у розробці етапів процесу використовуйте "Керівництво для знань з управління проектами", відоме як керівництво PMBOK.

6.

Додайте до таблиці два стовпці, позначивши їх як "Так" і "Ні". Після завершення цього контрольного списку ви і ваша команда зможете відмітити елементи, які були успішно завершені. Якщо ваші контрольні списки показують високий відсоток негативних відповідей, проектна робота, ймовірно, не завершена.

7.

Додайте заголовок, позначений як "Елементи дії". Вставте таблицю з трьома стовпцями. Наприклад, використовуючи Microsoft Word, натисніть кнопку Таблиця на панелі інструментів Вставити і виберіть три стовпці. Використовуйте перший стовпець, щоб перелічити непогані завдання. У другому стовпці вкажіть члена команди, призначеного для завдання. Використовуйте третій стовпець, щоб вказати дату завершення. Додатково додайте четвертий стовпець для коментарів.

8.

Повторіть попередні три кроки для кожного з чотирьох процесів управління проектами, що залишилися, або для вашої власної системи. Збережіть файл як окремий файл шаблону контрольного списку для використання в майбутніх документах або збережіть кожен процес як окремий файл. Наприклад, збережіть весь файл із впізнаваним ім'ям, наприклад "Стандартний контрольний список проектів компанії". Щоб зберегти файл як шаблон для майбутніх документів, наприклад, за допомогою Microsoft Word, натисніть кнопку "Файл", кнопку "Зберегти як", а потім виберіть параметр "Шаблон Word".

 

Залиште Свій Коментар